La meeting industry è in continua evoluzione e gli organizzatori di eventi, che riuniscono le persone, stanno affrontando un nuovo pubblico e un nuovo mercato. Le nuove tendenze rilevanti del 2024 mostrano degli aspetti innovativi per il settore degli eventi: dalla pianificazione alla gestione di questi ultimi. Le nuove tecnologie cambiano il modo di vivere gli avvenimenti ed interagire tra le persone.
La maggior parte dei team eventi si trova oggi all’interno della divisione marketing di un’azienda, poiché sponsorizzare l’evento è un’attività strettamente legata all’organizzazione. Molte persone utilizzano i social media per informarsi sugli eventi presenti nel loro contesto urbano e condividere successivamente le proprie esperienze. Questo richiama il concetto di FOMO, acronimo di “Fear of Missing Out” (paura di perdere qualcosa), che rappresenta il desiderio insito nei social media di evitare sensazioni negative associabili al mancato coinvolgimento in esperienze gratificanti a cui partecipano gli altri. Oggigiorno, infatti, assistiamo a un’esplosione di applicazioni che offrono online un calendario di eventi, incontrando questa esigenza di cercare eventi, visualizzare gli orari ed effettuare prenotazioni.
Un nuovo formato di evento tecnologico
La tecnologia serve ad essere informati ma anche dal lato della pianificazione e gestione degli eventi. L’industria dell’intrattenimento sta affrontando un nuovo pubblico esigente, non interessato ad eventi privi di organizzazione, informazioni e spazi adeguati. Gli event planner si adoperano per cercare luoghi unici che supportino esperienze coinvolgenti come hotel o centri congressi, ma resta il problema del rincaro prezzi. Anche la sostenibilità è un criterio di tendenza che influisce sulle decisioni delle persone riguardo alla partecipazione agli eventi. Il modo migliore per rendere sostenibile un evento è proporlo in formato digitale.
Gli eventi ibridi raggiungono un ampio pubblico, aumentando l’audience, perché permettono a qualsiasi parte del mondo di prendere parte all’evento. La realtà aumentata, accessibile tramite smartphone, permette di accedere ad ambienti virtuali e vedere oggetti virtuali; viene spesso utilizzata dalle aziende per migliorare il servizio clienti o vendere prodotti. La realtà virtuale, invece, offre un’esperienza realistica dell’evento, permettendo di immergersi nel luogo e sentirsi realmente presente grazie ai visori VR. Due esempi di eventi tech sono l’E3 e la Blizzcon, provenienti dall’industria dei giochi, che hanno utilizzato la realtà aumentata per promuovere abitudini più salutari di movimento tramite il gioco virtuale.
Anche l’intelligenza artificiale sta venendo incontro ai nuovi eventi poiché automatizza certi processi che prenderebbero tempo e permette agli organizzatori di concentrarsi su attività più creative e strategiche. L’AI è utilizzata, ad esempio, nei chatbot di una pagina eventi per rispondere alle domande dei partecipanti. Può essere anche utilizzata per promuovere eventi creando titoli e descrizioni accattivanti.
Gli organizzatori di eventi misurano il successo e l’accettazione a progetti anche tramite internet e i social media. Numerosi marchi di prestigio optano, ormai, per investire nelle relazioni con queste personalità online (influencer) poiché il loro pubblico di riferimento è fortemente interessato a tematiche specifiche o a particolari prodotti, quindi i target sono ben definiti.
La tecnologia 5G ha permesso comunicazioni velocissime e streaming in tempo reale di eventi, rendendo l’ambiente digitale fluido ed interattivo. Le organizzazioni apprezzano l’accessibilità digitale perché acquisiscono familiarità con i lettori dello schermo e consentono l’utilizzo di strumenti come il riconoscimento vocale.
Dati ed informazioni sulle tendenze degli eventi
Mentre cresce la domanda di eventi esperienziali online, gli eventi di persona restano fondamentali per aumentare la notorietà di un marchio perché offrono possibilità di networking. Gli organizzatori di eventi utilizzano dati ricavati online per monitorare i comportamenti, misurare il successo delle proposte ed avere informazioni per gli eventi futuri. I dati offrono informazioni preziose su ciò che funziona per il pubblico, per questo motivo c’è una tendenza ad investire molto in strumenti di analisi dei dati; per raccogliere, analizzare e utilizzare i dati a proprio vantaggio. Le informazioni che vengono ricavate sono i dati personali degli iscritti agli eventi e la sfida che si pongono i team eventi è per quanto tempo continuare ad inviare e-mail con scopo di marketing ai partecipanti di eventi passati. I metodi pubblicitari tradizionali, come i volantini e cartelloni, non sono più lo strumento strategico principale per invitare l’audience a un evento. Internet e la raccolta dati svolgono una moltitudine di ruoli cruciali per gli organizzatori di eventi perché misurano l’accettazione, il coinvolgimento e la riuscita di idee ed eventi.
